Miten valitsen yritykselleni ajanvarausjärjestelmän?

Artikkeli

Kotisivut ovat kuin kaupan julkisivu mutta ajanvarausjärjestelmä on ovi jota kautta asiakkaasi voivat astua sisään liikkeeseen.

Melkein kaikilla yrittäjillä on tänään kotisivut joista asiakkaat voivat lukea yrityksen palveluista ja yhä useampi panostaa verkkonäkyvyyteen mainosten ja sosiaalisen median kautta. Mutta vain ne yritykset joista palvelun voi varata samalta istumalta myyvät ajan ja palvelun samalta istumalta. Asiakkaasi odottavat sinulta samaa ensiluokkaista palvelua verkossa kuin mitä he odottavat saavansa liikkeestäsi. Heillä on sama päämäärä kuin sinullakin: Saada asia hoidettua nopeasti ja laadukkaasti.

Mutta miten ajanvarausjärjestelmä otetaan käyttöön ja mikä ajanvarausjärjestelmä kannattaa valita?

Määrittele tarpeesi

Tarpeita ja syitä hankkia ajanvarausjärjestelmä on yhtä paljon kuin yrityksiäkin mutta ne voidaan yleensä jakaa kolmeen kategoriaan; 1) ajanvarausjärjestelmä on nykyaikaa ja asiakkaat odottavat palvelua netissä, 2) puhelimeen vastaaminen on työlästä ja se vie aikaa varsinaiselta asiakaspalvelulta ja 3) se kerryttää asiakasrekisteriä, jota voi hyödyntää markkinoinnissa ja lisämyynnissä. Kaikki kolme löytyvät yleisesti kaikista yrityksistä, mutta eri painoarvoilla. Joillekin markkinointikanava ja vakiasiakkaiden kerryttäminen on tärkeämpää kuin muille, toisilla taas on jo vakiasiakaspiiri, joille halutaan tarjota sähköinen kanava ja samalla vähentää omaa työtaakkaa.

Vertaile helposti järjestelmiä keskenään

Nettivarausjärjestelmiä löytyy maailmalta kymmeniä ja suomestakin löytyy jo kourallinen varteenotettavia vaihtoehtoja. Vertailu kannattaa aloittaa kirjaamalla ylös kriteereitä ja luokitella ne sellaisiin jotka ovat pakollisia, kivoja ja turhia. Tällöin on helppo vertailla vaihtoehtoja, rajata ulos vaihtoehtoja ja lopuksi valita se järjestelmä, joka parhaiten tukee omaa toimintaasi. Löydät alta listattuna tärkeimmät valintakriteerit ajanvarausjärjestelmälle, joiden avulla pystyt valitsemaan itsellesi sopivimman:

  • Järjestelmän helppokäyttöisyys
  • Järjestelmän laajennettavuus
  • Järjestelmän luotettavuus
  • Suomenkielisyys / Monikielisyys
  • Asiakkaan käyttökokemus
  • Markkinointityökalut
  • Järjestelmä taipuu sinun ehtoihisi
  • Järjestelmän visuaalinen ilme
  • Varausten täyttöasteen varmistaminen
  • Yrityksen referenssit ja muiden asiakkaiden käyttökokemukset
  • Yrityksen luotettavuus
  • Tuki (puhelin/sähköposti)
  • Mobiili/tablettitoimivuus
  • Maksumahdollisuus
  • Hinta


Järjestelmän helppokäyttöisyys

Tulet käyttämään järjestelmää päivittäin joten helppokäyttöisyyden tulee aina olla korkein tai toiseksi korkein valintakriteerisi. Huonosti käytettävää järjestelmää voi automaailmassa verrata siihen, että ostaisit auton joka olisi kaunein ja maailman nopein mutta ratti olisi takapenkillä ja polkimet katossa. Kyllähän se näyttää hienolta ulkoapäin mutta viikon käytön jälkeen rupeaa paikat kyllä särkemään.

Helppokäyttöisyyden ja tarkoituksenmukaisuuden pystyy ainoastaan toteamaan kokeilemalla itse järjestelmää. Demo-videot tai asiaan omistautumattoman henkilön esittely antaa sinulle vain subjektiivisen kuvan järjestelmästä, ja tulet todennäköisesti pettymään valintaasi tavalla tai toisella. Kokeile siis järjestelmää itse ennen kuin teet päätöksesi ja pyydä apua toimittajalta mikäli tarvitset apua.

Järjestelmän laajennettavuus

Laajennettavuus tarkoittaa sinun liiketoimintasi kasvua (uusia työntekijöitä, uusia toimipisteitä, palveluiden muutoksia) mutta myös uusien ominaisuuksien lisäämistä järjestelmään tarpeen vaatiessa. Yleisesti ottaen on huono käytäntö, että autossasi oli on lentokoneohjaamosta tutut 1000 nappia kun tarvitset vain paria kolmea. Saman logiikan mukaan et myöskään halua, että toiminnot joita et käytä tai tarvitse ajanvarausjärjestelmässäsi, häiritsevät jokapäiväistä työtäsi. Mutta kun tiedät, että voit lisätä toiminnon tarpeen vaatiessa tiedät myös että järjestelmä pystyy kasvamaan kanssasi eikä rajoita toimintaasi. Esimerkki tästä on markkinointitoiminnot kuten sähköpostien ja tekstiviestien lähetys.

Järjestelmän luotettavuus

Hyvä ajanvarausjärjestelmä on sellainen, jossa yritys on tehnyt kaikkensa sen eteen, että ajoympäristö on turvallinen, avoin ja monistettu. Tämä tarkoittaa sitä, että yritys on miettinyt valmiiksi tilanteet, joissa palvelimet kaatuvat, verkko on alhaalla tai jopa tilanteet, joissa sinun oma verkkosi on alhaalla ja tarvitset nopeasti varmuuskopion järjestelmästäsi. Yritykset kertovat näistä yleensä avoimesti nettisivuillaan tai erikseen kysyttäessä. Jos toimittaja ei osaa kertoa näistä avoimesti tulisi varoituskellojen jo vähän soida.

Suomenkielisyys / Monikielisyys

Se, että järjestelmä puhuu sinulle suomea mahdollistaa, että ymmärrät tyhjentävästi mitä mikin toiminto tarkoittaa. Mikäli sinulla on muita kuin suomenkielisiä asiakkaita, tarvitset lisäkieliä. Näin annat heille mahdollisuuden varata aikoja omalla kielellään ja edelleen madallat heidän kynnystään ostaa palveluja sinulta.

Asiakkaan käyttökokemus

Sen lisäksi, että järjestelmän pitää tuntua kotoisalta sinun käytössäsi, haluat luultavasti myös tarjota sitä myyntikanavana asiakkaillesi. Asiakkaidesi pitää löytää ensimmäinen heille sopiva vapaa aika mahdollisimman nopeasti ja vähäisillä klikkauksilla. Vanha käytäntö on ollut, että heiltä on vaadittu käyttäjätunnus ja salasana, mutta nykyään tämä onnistuu hyvin esim. facebook-kirjautumisen kautta. Hyvä ajanvarausjärjestelmä antaa sinulle mahdollisuuden päättää, pitääkö asiakkaiden varauksia tehdäkseen kirjautua sisään vai ei. Hyvä ajanvarausjärjestelmä tukee myös asiakkaidesi sähköisiä kalentereita ja muistuttaa heitä tekstiviestillä päivää ennen varausta.

Markkinointityökalut

Ajanvarausjärjestelmä on parhaimmillaan paljon enemmän kuin ajanvarausjärjestelmä - se auttaa sinua markkinoinnissa, tuo sinulle uusia asiakkaita, tekee heistä vakituisia ja herättää vanhoja asiakkaita varaamaan uudelleen. Ajanvarausjärjestelmä voi tukea tätä mm. ryhmäsähköpostein tai automaattisin tekstiviestimuistutuksin. Markkinointitoiminnot kannattaa tarkistaa ajanvarausjärjestelmän toimittajalta, vaikka niille ei heti alussa käyttöä olisikaan.

Järjestelmä taipuu sinun ehtoihisi

Sinun liiketoimintasi on yksilöllistä - haluat, että asiakkaat varaavat ja peruvat aikansa määrittelemiesi ehtojen mukaisesti. Haluat, että joitain palvelujasi tarjotaan verkossa ja toisia taas ei. Haluat ehkä tarjota eri kampanjoita, jotka näkyvät verkossa vain kampanjakoodin omaaville. Tarkista, että ajanvarausjärjestelmäsi taipuu sinun ehtoihisi, jotta vältyt ikäviltä yllätyksiltä.

Järjestelmän visuaalinen ilme

Mäkkärillä on keltaiset kaaret ja hesellä on hesekoira. Sinullakin on oma visuaalinen ilmeesi, jota et halua sekoitettavan muihin. Tämän visuaalisen ilmeen pitää näkyä myös asiakkaidesi käyttämässä ajanvarausjärjestelmässä. Et halua, että oma ajanvarausjärjestelmäsi näyttää pankin kassajärjestelmältä, vaikka kilpailevan yrityksen niin tekisikin. Tarkista miten hyvin ajanvarausjärjestelmä taipuu eri ulkonäköihin käymällä läpi järjestelmän muita asiakkaita ja vertaile niiden värimaailmoja toisiinsa.

Varausten täyttöasteen varmistaminen

Mitä jos sinulle alkaakin tulemaan 10 minuutin taukoja keskelle päivää sen takia, että uudessa ajanvarausjärjestelmässäsi asiakkaat voivat varata aikoja miten sattuu? Paperi ja kynä -menetelmällähän pystyit aikaisemmin varmistamaan, että 30 minuutin aika alkoi samaan aikaan kun edellinen päättyi ja tarjosit puhelimessa aikoja niin, että sinulla ei olisi turhia taukoja varausten välissä. Mutta miten varmistat tämän sähköisessä ajanvarausjärjestelmässäsi? Tällä hetkellä vain yksi ajanvarausjärjestelmä optimoi ajankäytön perustuen aikaisempiin varauksiisi. Useimmat ajanvarausjärjestelmät eivät vielä tue tätä ominaisuutta vaan tarjoavat aikoja asiakkaille miten sattuu, joten tämä sinun on parasta tarkistaa. Toimintoa tukevan ajanvarausjärjestelmän avulla saat helposti mahtumaan kalenteriisi kymmeniä lisävarauksia viikossa. Kysy varausjärjestelmän toimittajalta miten paljon aikaa heidän käyttäjät säästävät verrattuna paperi ja kynä –menetelmään ja mitä tilastoja heillä on näyttää.

Yrityksen referenssit ja muiden asiakkaiden käyttökokemukset

Tarkista, että yrityksellä on useita käyttäjiä ennestään - et halua joutua pyytelemään anteeksi asiakkailtasi, koska uusi ajanvarausjärjestelmäsi on ollut käytössä vasta vuoden verran kymmenessä muussa liikkeessä. Sinun toimintasi kehittyy ja kasvaa ajan mittaan ja niin tekee myös ajanvarausjärjestelmien toiminnot. Tarkista, että yrityksellä on tarpeeksi referenssejä ja että nykyiset asiakkaat ovat olleet tyytyväisiä. Hyvää ajanvarausjärjestelmää suositellaan mielellään eteenpäin.

Yrityksen luotettavuus

Jos saat lukuja yrityksen taloudellisesta tilanteesta, aina parempi, mutta tarkista vähintään, että yritys puhuu avoimesti asioista esimerkiksi kotisivuillaan ja kertoo henkilöistä sen takana. Loppukädessä haluat olla tekemisissä ihmisten kanssa, joten tarkista, että yrityksellä on kasvot ja että voit luottaa yritykseen. Pikainen tarkastus ei vie kuin pari minuuttia. Nykypäivänä on myös helppo lukea palautteita yritysten facebook-sivuilta ja verrata tykkääjien määrää.

Tuki (puhelin/sähköposti)

Ajanvarausjärjestelmän käytön pitäisi olla helppoa, nopeaa ja vaivatonta. Oppimisprosessi vie kuitenkin aina oman aikansa, parhaassa tapauksessa vain minuutteja tai tunteja, mutta haluat näissäkin tapauksissa varmistua, että et jää yksin vaan, että sinulla on aina välitön tuki sähköpostin ja puhelimen päässä.

Mobiili/tablettitoimivuus

Yhä suurempi osa liiketoiminnasta siirtyy mobiiliin ja tablettiin. Varmista, että järjestelmä toimii myös Android ja iOS laitteilla ja että yritys kehittää järjestelmää näitä tukeviksi myös jatkossa.

Maksumahdollisuus

Mikäli voit poistaa vielä yhden askeleen markkinointi-kotisivut-ajanvaraus -putkesta, se on luonnollisesti maksaminen. Maksamisen voi suorittaa joko verkossa verkkomaksuna tai paikanpäällä kassajärjestelmän kautta. Useimmat ajanvarausjärjestelmät tukevat jompaa kumpaa mahdollisuutta, joten mikäli tämän on tärkeä seikka sinulle, tarkista tämä varausjärjestelmän toimittajalta.

Hinta

Ajanvarausjärjestelmä maksaa itsensä takaisin hyvinkin nopeasti. Useimmiten jo yksi ylimääräinen varaus kuukaudessa maksaa itsensä takaisin mutta käy kuitenkin läpi hinnasto. Joudutko maksamaan kalliita aloitusmaksuja? Entä sitoudutko kuukausiksi kiinni samaan järjestelmään? Onko järjestelmässä jotain piilokuluja tai puhutaanko kaikista kuluista avoimesti? Mikäli olet skeptinen, kysy.

Käyttöoikeudet

Kuka omistaa asiakastietosi? Miten helposti saat tietosi ulos järjestelmästä, mikäli haluaisit siirtää ne toiseen järjestelmään? Näihin kysymyksiin on aina löydyttävä vastaus juridisesti sitovasta sopimuksesta - sopimus on yhtä sitova kirjoitetaan se sitten paperille tai sähköisesti. Lue läpi käyttöehdoissa määritellyt oikeutesi ja velvollisuutesi ja kysymysten ilmaantuessa kysy toimittajalta lisätietoja.

Yhteenveto

Lähipiiristäsi löytyy varmasti ystäviä jotka voivat kertoa hyvistä kokemuksistaan ajanvarausjärjestelmän kanssa. Yleensä jos asiakkaalla on hyvä kokemus, se kertaantuu myös hallintapuolella mutta varmista tämä vielä käymällä yllä olevat kohdat läpi.

Ajanvarausjärjestelmiä löytyy useita. Meillä DigitalBookerilla helppokäyttöisyys ja laajennettavuus ovat aina olleet ykköskriteerejä. Järjestelmiemme kautta on tehty jo 4 miljoonaa varausta, järjestelmämme ovat markkinoiden luotettavimpia ja tuemme suomenkielen lisäksi ruotsia, englantia ja saksaa. DigitalBookerissa on laajat raportointi ja tilastointiominaisuudet, se toimii markkinointityökalunasi sekä sähköpostin että tekstiviestien kautta ja se toimii täysin sinun ehtojesi mukaisesti. Meille on tärkeää, että järjestelmä tuntuu sinun järjestelmältäsi eikä naapurin järjestelmältä – siksi teemme järjestelmästäsi aina sinun yrityksesi näköisen, ilman kustannusta. DigitalBooker on myös ainut järjestelmä jossa asiakkaalle varattavia aikoja optimoidaan perustuen aikaisempiin varauksiin, työntekijöiden erikoisaloihin ja toimipisteen aukioloaikoihin. Näin varmistat korkeamman täyttöasteen jota voit myös seurata tilastoista. Tuemme sinua ja yli 400 muuta asiakastamme vuorokauden ympäri sähköpostitse ja puhelimitse sekä tabletilla, että mobiilissa ja hinnoittelumme on läpinäkyvä alkaen 49€/kk.









Artikkelin kirjoittaja on DigitalBookerin perustaja ja toimitusjohtaja. Yllä olevat vertailukohteet toimivat meillä tukipilareina kun rakennamme ajanvarausjärjestelmäämme ja varmistamme näitä kohtia vertailemalla, että luomme vain parasta laatua asiakkaillemme.





Aloita ilmainen kokeilusi Luo oma kokeiluympäristösi, kokeile 14 päivää ja päätä sen jälkeen haluatko jatkaa.

varaaheti.fi/
Aloita kokeilu

Käyttäjätunnuksesi Luo käyttäjätili jolla pääset sisään järjestelmääsi. Tämä on lomakkeen viimeinen sivu.

Järjestelmän luonti onnistui Tarkista sähköpostilaatikostasi seuraavat askeleet

Kysy meiltä mitä tahansa

Lähetä viesti

Kiitos tilauksesta